A maioria das pequenas fabricas de chinelos fecham mesmo com as vendas em alta. O motivo é a ineficiência na administração, por isso indicamos 6 planilhas para você administrar melhor seu negócio.
Nosso foco em você cliente não se resume em bom atendimento, qualidade de produtos, logística, preço, etc. Queremos ir além e buscar informações para que possamos ajudar você e seu negócio a crescer sempre. Li a algumas semanas atrás um e-mail de um cliente que pedia que publicássemos conteúdo para ajudar as pequenas fábricas de chinelos e pequenos negócios em geral.
Estatisticamente no Brasil, a maioria dos empreendedores que abrem seus pequenos negócios não são formados em administração e muitas vezes nunca fizeram cursos específicos. Acabam de forma instintiva administrando suas empresas usando apenas duas operações matemáticas, somar e subtrair. Se entra dinheiro, soma, se sai dinheiro, subtrai.
A administração das pequenas fábricas de chinelos pode ser feito com planilhas simples.
Claramente isso não é suficiente para fazer um negócio crescer e muitas vezes nem para manter aberto. Por isso pesquisamos soluções simples para que você possa utilizar em seu negócio sem a necessidade de conhecimento específico ou profundo sobre administração.
Planilhas de Excel são muito usadas, pois é conteúdo básico de cursos de informática, mas as que iremos te indicar neste artigo podem ser reproduzidas no papel. A única diferença é que os cálculos serão feitos manualmente no papel enquanto no Excel poderão ser automatizados.
Indicaremos 6 planilhas para as seguintes necessidades comuns da sua pequena fábrica de chinelos (explicaremos cada uma delas):
- Vendas
- Controle de Caixa
- Funcionários
- Lucro ou prejuízo
- Compra e Estoque
- Pagamentos e Recebimentos
1. Vendas
A primeira planilha que apresentaremos será a de controle de vendas:
Existem softwares pagos que são especializados para realizar esse tipo de controle, no entanto você pode manter sua própria planilha comercial atualizada. Nós lhe entregaremos um modelo para que possa seguir, mas para montar a planilha, esta deve ter colunas com o número de venda, a data, o valor da venda, número de itens e o nome do vendedor.
Baixe aqui o modelo que indicamos.
2. Controle de Caixa
Uma das principais razões que levam uma empresa à falência é o fluxo de caixa negativo do negócio. É fundamental que o empresário atualize diariamente as entradas e saídas financeiras. Para as pequenas fábricas de chinelo que possuem contas bancárias, também é importante realizar a conciliação bancária, pois permitirá você saber quanto terá em caixa (saldo em dinheiro) nas próximas semanas e meses.
Abaixo você poderá baixar o modelo, mas para que a planilha fique mais completa, a primeira coluna deve apresentar custos fixos como despesas pessoais e administrativas (luz, água, telefones, internet), salários dos sócios, ocupação, entre outros.
O modelo que pode ser baixado aqui é um fluxo de caixa mensal.
3. Funcionários
Para que você tenha as informações para avaliar melhor a sua equipe, indicamos uma planilha específica. É simples e prática, uma coluna que liste as metas para cada setor ou funcionário e a outra com o resultado obtido.
Dessa maneira é possível identificar problemas como uma queda de vendas acentuada de determinado funcionário, por exemplo. Nós sabemos que um vendedor sem um resultado bom faz toda diferença em uma pequena fábrica de chinelos ou qualquer outro pequeno negócio.
Baixe o modelo simples de avaliação de funcionário aqui.
4. Lucro e Prejuízo
Para saber se o seu negócio está dando lucro ou prejuízo, essa planilha deve constar o valor da receita bruta, os custos variáveis como impostos, comissões, royalties, margem de contribuição (faturamento menos os custos variáveis) e custos fixos como gastos ocupacionais e administrativos.
Neste modelo, que indicamos, além dos valores, há as porcentagens de cada custo. Dessa maneira você poderá avaliar os resultados.
5. Compra e Estoque
O controle do estoque pode demandar um software específico para controle quando sua fábrica de chinelos crescer. Mas até lá, é indispensável que haja uma preocupação para a análise dessa área mesmo que seja através de uma planilha mais simples como a que indicamos.
A planilha deve conter colunas como pedidos, pedidos cancelados, situação de entrega, o número que consta em estoque e vendas. Por meio desses dados é possível analisar o estoque médio e identificar as oportunidades para aumentar suas vendas.
Baixe a planilha modelo aqui.
6. Pagamentos e Recebimentos
Esta talvez seja a planilha mais importante e te ajudará a observar como será a situação da sua fábrica nos próximos meses ou ano. Com as informações dessa planilha é possível avaliar em qual mês a empresa terá um “fôlego” e mais dinheiro no caixa ou identificar os “apertos” que deverão receber uma atenção diferenciada.
O objetivo é ter completa noção de quanto dinheiro vai entrar e sair, sejam de despesas variáveis ou fixas. Os recebimentos devem ser separados de acordo com a data da entrada, por isso os pagamentos feitos com cartões de créditos devem ser contabilizados quando a empresa receber e não quando a compra for feita.
Clique aqui para baixar a planilha modelo.
Você começar utilizando apenas uma ou mais, mas independente de quantas e quais planilhas você utilize a partir de agora, o mais importante é manter a disciplina de atualizar pelo menos uma vez por semana.
As planilhas tiveram essencialmente a fonte de um artigo da Exame.
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